การจัดทำรายการสิ่งที่ต้องทำ (To-do List) ให้มีประสิทธิภาพ

To-do List เป็นเครื่องมือง่ายๆอย่างหนึ่งที่จะช่วยให้คุณสามารถทำงานสำเร็จลุล่วงไปได้ตามเป้าหมายที่ต้องการ แม้ To-do List เป็นเครื่องมือที่สามารถจัดทำขึ้นมาได้ง่ายๆ แต่หลายๆครั้ง การเขียน To-do List ที่ไม่มีประสิทธิภาพก็อาจทำให้เราเสียเวลาในการจัดทำ To-do List โดยเปล่าประโยชน์ก็ได้

To-do List คืออะไร

To-do List หรือรายการสิ่งที่ต้องทำ เป็นการจดบันทึกอย่างหนึ่ง โดยการจดสิ่งที่ต้องการทำ โดยเขียนเป็นรายการเป็นข้อๆเรียงไปเรื่อยๆ รายการไหนที่เราทำเสร็จแล้ว ก็ให้ทำการขีดฆ่าทิ้งไป เพื่อที่เราจะได้ทราบว่าเหลือรายการอะไรที่เราต้องทำอีกบ้าง

To-do List สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้หลากหลายสถานะการณ์ ตัวอย่างที่ผู้คนมักจะใช้ To-do List มาช่วยจัดการ เช่น

• จัดทำรายการที่ต้องซื้อ (Shopping List)
• การจัดทำรายการของที่ต้องแพ็คใส่กระเป๋าสำหรับการเดินทางนานๆ
• การจัดทำรายการของงานที่ต้องดำเนินการให้เสร็จในแต่ละวันของงานโครงการต่างๆ
• จัดทำรายการของหนังที่ต้องการดู
• รายชื่อหนังสือที่อยู่ในคิวอ่านในแต่ละเดือน
• รายการของงานย่อยๆที่เราต้องดำเนินการให้เสร็จในแต่ละสัปดาห์
• ฯลฯ

โดยวัตถุประสงค์ของการจัดทำ To-do List ก็คือการทำงานที่วางแผนไว้ให้เสร็จลุล่วง ไม่ตกหล่น

การจัดทำ To-do List ให้มีประสิทธิภาพ

เราสามารถจัดทำ To-do List ให้มีประสิทธิภาพ ทำได้ดังนี้

1. แบ่ง To-do List เป็นหลายๆหมวด ทำให้เราสามารถแยกรายการที่ต้องการจะทำออกตามหัวข้อได้ เช่น รายการของที่ต้องสั่งซื้อ, รายการสิ่งที่ต้องทำในช่วงวันหยุดนี้ เป็นต้น
2. To-do List แต่ละรายการควรเป็นหัวข้อสั้นๆ อ่านแล้วเข้าใจง่าย และสามารถเขียนได้โดยไม่ต้องใช้เวลามาก
3. กำหนดวันที่ต้องดำเนินการเสร็จ หรือ Due Dates ของแต่ละรายการไว้ด้วย (ถ้าสามารถทำได้)
4. ทบทวน To-do List ของคุณเป็นประจำทุกวัน
5. งานที่ควรกำหนดให้แล้วเสร็จในแต่ละวันไม่ควรเกิน 3-5 งาน
6. To-do List ควรเป็นสิ่งที่จะทำ (What To-Do) ซึ่งต่างจาก Checklist (How To-Do)
7. ใช้แอพหรือโปรแกรมง่ายๆช่วยในการจัดทำ To-do List เช่น RememberTheMilk หรือ todoist.com เป็นต้น

สรุปประโยชน์ของการจัดทำ To-do List

1. To-do List ช่วยให้เราจัดลำดับความสำคัญของงานได้ง่าย
2. To-do List ช่วยให้เราไม่ต้องจำทุกอย่างไว้ในสมอง การเขียนออกมาจะทำให้เราสามารถจัดการงานต่างๆได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด
3. To-do List ช่วยให้เราแบ่งเป้าหมายงานของเราออกเป็นส่วนย่อยๆได้ง่าย
4. เราสามารถใช้รายการใน To-do List ในการมอบหมายงานให้ผู้อื่นดำเนินการแทนได้โดยง่าย