ปัญหาในการทำงานที่ต้องพบเป็นประจำคือการที่เราไม่สามารถทำงานที่ต้องการให้เสร็จทั้งหมดได้ภายในเวลาที่จำกัด บางครั้งเราก็สูญเสียเวลาไปกับสิ่งที่ไม่ควรเสีย กิจกรรมที่สำคัญกลับไม่ได้ทำ แล้วเมื่อเรามีเวลาจำกัดเท่ากันหมดทุกคน แล้วเราจะเลือกทำอะไรก่อนหลังดีถึงจะได้ประโยชน์สูงสุด โพสต์นี้มีเทคนิคง่ายๆแต่ใช้ได้ผลมาแนะนำกันครับ
หลักการของพาเรโต (Pareto Principle)
หลักการของของพาเรโต หรือที่เราอาจจะเคยได้ยินในชื่อของ กฎหรือหลักการ 80/20 จะพูดถึงว่า ผลลัพธ์ส่วนใหญ่กว่า 80% มักจะเกิดจากเหตุหรือตัวแปรที่มีจำนวนเพียง 20% ในขณะเดียวกัน ผลลัพธ์ 20% ที่เหลือก็มักจะเกิดจากเหตุหรือตัวแปรกว่า 80%
จากหลักการนี้เอง จะเห็นได้ว่า เราสามารถนำไปประยุกต์ใช้ในการทำงานต่างๆในแนวทางของ “ทำน้อยได้มาก” ได้ โดยเราสามารถนำไปจัดลำดับความสำคัญในการทำงาน โดยเลือกทำ 20% ของงานที่สำคัญที่จะส่งผลในวงกว้างกับผลของงาน 80% ก่อน ก็คืออย่าเพิ่งไปเสียเวลาทำงานที่ไม่สำคัญก่อนนั่นเอง
ตัวอย่างการนำกฏ 80:20 มาใช้
- การเลือกดูแลลูกค้าจำนวน 20% ที่ส่งผลต่อยอดขายส่วนใหญ่ (80%) ของบริษัท
- เลือกแก้ในส่วนของสาเหตุ 20% ที่ทำให้เกิดปัญหา 80%
- การเลือกใช้งานพนักงานขายที่เก่ง 20% เพื่อให้ได้ยอดขายที่ได้ถึง 80%
- ในการลงทุนของบริษัท 20 % จะทำให้มีผลกำไรถึง 80%
- ในการอ่านหนังสือสอบ ให้เลือกอ่านสาระสำคัญ 20% ของเนื้อหาทั้งหมด 80% (ความหมายเดียวกับการอ่านจับใจความสำคัญ)
การนำข้อมูลต่างๆมาวิเคราะห์ด้วยหลักการ 80/20 นี้ เรายังสามารถทำได้โดยการเก็บข้อมูลทั้งหมดที่สนใจ แล้วนำมาวาดกราฟแท่ง แล้วตัดยอดในแกน X (แนวตั้ง) ให้ครอบคลุมข้อมูลที่ 80% เพื่อเลือกสิ่งที่สนใจมาดำเนินการได้
จะเห็นได้ว่า หลักการง่ายๆก็สามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้จริง โดยไม่จำเป็นต้องอาศัยหลักการหรือทฤษฎีอะไรที่ซับซ้อนแต่อย่างไร