ผมเป็นคนหนึ่งที่ใช้ Checklist ในการทำงานอยู่ตลอดเวลา ด้วยเหตุที่ว่า Checklist ช่วยป้องกันไม่ให้เราทำอะไรที่ผิดพลาด หรือหลงลืมสิ่งที่สำคัญก่อนที่จะทำอะไรสักอย่าง ซึ่ง Checklist นี้อาจจะดูเป็นเครื่องมือที่ใช้งานได้ง่ายๆ แต่ก็มีบางประเด็นที่ผมก็เพิ่งจะได้เรียนรู้การใช้ Checklist จากผู้เชี่ยวชาญระดับโลก ซึ่งทำให้รู้ว่าผมยังใช้ Checklist ได้อย่างด้อยประสิทธิภาพเป็นอย่างมาก
Checklist ต่างจาก To-do List อย่างไร?
To-do List ควรเป็นสิ่งที่จะทำ (What To-Do) ซึ่งต่างจาก Checklist เป็นสิ่งที่บอกว่าเราต้องทำอย่างไร (How To-Do)
ข้อแนะนำจาก Checklist Expert
Daniel Boorman วิศวกรของบริษัท Boeing ที่เป็นผู้เชี่ยวชาญในการสร้าง Checklist ในการทำงาน ได้พูดถึงการทำ Checklist ที่มีประสิทธิภาพและใช้งานได้จริงว่า จะต้องประกอบด้วยองค์ประกอบ 4 ข้อ ดังนี้
- Checklist จะต้องมี Pause Point ที่ชัดเจน คำว่า Pause Point หมายถึงจุดที่คุณรู้ว่าจะต้องใช้ Checklist แล้ว ยกตัวอย่างกรณีที่เราต้องการเขียน blog เพื่อเผยแพร่ในอินเทอร์เน็ต Pause Point สำหรับผมในกิจกรรมนี้ก็คือช่วงเวลาก่อนที่ผมจะกดปุ่ม Publish ซึ่งถือว่าเป็นจุดที่ผมต้องใช้ Checklist มาตรวจสอบความครบถ้วนสมบูรณ์ของงานก่อนจะกดปุ่มเพื่อเผยแพร่สู่อินเทอร์เน็ตนั่นเอง
- Checklist จะต้องสามารถทำได้โดยไม่เสียเวลามาก (Speedy) ซึ่ง Boorman ได้ให้แนวทางไว้ว่า Checklist ควรจะต้องสามารถทำให้แล้วเสร็จได้ในเวลาไม่เกิน 60 วินาที โดยมีรายการสำคัญๆไม่เกิน 5-9 ข้อ
- Checklist จะต้องเป็นรายการที่ต้องใช้ประกอบกับสิ่งที่รู้อยู่แล้ว (Supplement to existing knowledge) ซึ่งหมายถึง Checklist จะเสมือนกับเป็นสิ่งที่ย้ำเตือนให้ทราบถึงสิ่งที่เรามีความรู้ในการดำเนินการเรื่องนั้นๆอยู่แล้ว ไม่ใช่เป็นรายการที่เป็นการบอกขั้นตอนในการทำงานแบบหุ่นยนต์โดยที่ผู้ใช้ Checklist ไม่มีความรู้ในเรื่องนั้นๆเลย
- Checklist ที่ดีจะต้องได้รับการทดสอบในการใช้งานจริงมาแล้ว และต้องมีการอัพเดทอย่างสม่ำเสมอ
ผมมั่นใจว่า หากเราทำตามข้อแนะนำในการสร้าง Checklist ทั้ง 4 ข้อนี้ เราจะสามารถลดความผิดพลาดในการทำงานและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานขึ้นได้ง่ายๆกันเลยทีเดียว มาเป็น Checklist Expert กันนะครับ
อ้างอิง: https://www.youtube.com/watch?v=18ns58FyPmY